Was sind Workflows?
Ein Workflow, auf Deutsch Arbeitsablauf, ist Abfolge von Aktivitäten in einem Geschäft oder in Organisationen, die strikt koordiniert und geplant sind. Bei dem Arbeitsablauf wird hauptsächlich betont, dass eine operativ-technische Sicht auf die Prozesse herrscht.
Als Zusatz kann ein IT-System den Workflow unterstützen, indem es diesen mit wichtigen Daten versorgt und ihn sogar, nach einem vorprogrammierten Schema, selber abwickelt. Internationale Gremien weltweit haben zu diesem Thema eigene Standards entwickelt, um unabhängig von den Herstellern zu sein.
Als Ziel des Workflows wird angesehen, dass nicht etwa Daten gespeichert werden, um so einen besseren Einblick in die Organisation zu haben, sondern versucht wird, eine mögliche (Teil-) Automatisierung der Ausführung zu realisieren. Dabei wird detailliert auf die operative Ebene eingegangen, indem die Workflow-Definition der Aufgabe folgt, den gesamten Prozess in Bestandteile zu gliedern, welche IT-Ebenen eindeutig sind und eine Beziehung auf deterministischer Basis besitzen.
Die Workflowmodelle werden entwickelt, um die optimale Einbindung vieler Anwendungen wie Textverarbeitungen, Tabellenkalkulationen, Datenbanken usw. in alle mögliche Arbeitsabläufe einer Organisation zu ermöglichen. Um dies zu ermöglichen, kommt es zum Einsatz eines Workflow Management Systems (WfMS). Dieses Softwaresystem ermöglicht die Definition und Durchführung von Workflows. Sie steuert die Workflow-Instanzen nach einem bestimmten Schema und stellt, wenn nötig, Daten und Applikationen zur Bearbeitung bereit.
Als weiteres Management besteht das DMS (Dokumentenmanagement System), welches dafür zuständig ist, die Aufgaben auszuführen, alles zu koordinieren, wie zum Beispiel wer was wann und wie bearbeitet oder Ähnliches.
Bei dieser Ausführung muss jedoch erwähnt werden, dass Analyse und Definition von Workflows ebenfalls auch ohne Bezug zu einem beliebigen Rechensystem vollzogen werden können. Allgemein gesagt, kann also festgestellt werden, dass Workflows Prozesse sind, welche ausführlich die operative Ebene beschreiben und aus einzelnen Aktivitäten aufgebaut sind.
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