Planung der Abschlußprüfung
Der Prüfungsprozeß einer Jahresabschlußprüfung läßt sich gedanklich in drei Phasen der unterteilen:
- Prüfungsplanung
- Prüfungsdurchführung
- Berichterstattung über die Prüfung
Die Unterteilung des Prüfungsprozesses in diese drei Phasen gibt dabei vor allem den gedanklichen, nicht jedoch unbedingt den zeitlichen Ablauf der Prüfung wieder, da eine Reihe der im Rahmen der Planungsphase benötigten Informationen das Ergebnis von Zwischenprüfungen oder vorangegangener Abschlußprüfungen darstellen, und umgekehrt die im Rahmen der Planung getroffenen vorläufigen Einschätzungen und Annahmen laufend an die während der Prüfung gewonnenen Erkenntnisse angepaßt werden müssen und insoweit zu einer Revision des ursprünglichen Plans führen.
Die Prüfungsplanung umfaßt dabei die Beschaffung von Informationen über das Unternehmen und die prüfungsrelevanten Bereiche, die Entwicklung einer Prüfungsstrategie, die Einteilung des Prüfungsstoffs in einzelne Prüfungsgebiete, die Bestimmung von Art und Umfang der vorzunehmenden Prüfungshandlungen und den zeitlichen und qualitativen Mitarbeitereinsatz. Sie soll sicherstellen, daß die Prüfung zum vereinbarten Zeitpunkt begonnen, mit den jeweiligen den Anforderungen entsprechend qualifizierten Prüfern besetzt ist, ordnungsgemäß durchgeführt und zeitgerecht abgeschlossen wird.
Mit der Planung der Prüfung sollte bereits unmittelbar nach Erteilung des Prüfungsauftrags begonnen werden. In der Regel wird sich zu diesem Zeitpunkt die Planung auf Prüfungsbeginn, voraussichtliche Prüfungsdauer und Prüfungspersonal beschränken. Eine ins einzelne gehende Planung des Prüfungsablaufs wird, soweit sie nicht durch einen mehrjährigen Prüfungsplan bereits in Teilen vorgegeben ist, dagegen in der Regel erst kurz vor Beginn der Prüfung vorgenommen.
Überblick über den Planungsprozeß
Der Prüfer hat die Auswahl seiner Prüfungshandlungen mit dem erforderlichen Maß an Sorgfalt so vorzunehmen, daß er ein verläßliches Urteil über die Rechnungslegung des geprüften Unternehmens abgeben kann. Bei der Auswahl der Prüfungshandlungen sind gleichzeitig die Grundsätze der Wesentlichkeit und der Wirtschaftlichkeit zu beachten, um zu gewährleisten, daß nur solche Prüfungshandlungen vorgenommen werden, die für die Abgabe eines verläßlichen Urteils erforderlich sind, bzw. bei mehreren alternativen Prüfungshandlungen diejenige ausgewählt wird, mit der das Prüfungsziel am effizientesten erreicht werden kann.
Es ist also vom Prüfer eine Risikobeurteilung der einzelnen Prüfungsgebiete gefordert, die es ihm ermöglicht, in den Bereichen, die als besonders risikoreich anzusehen sind, entsprechend umfangreiche Prüfungshandlungen zu planen, während er in den Bereichen, in denen das Risiko als gering anzusehen ist, die Prüfungshandlungen entsprechend reduzieren kann.
Dies setzt voraus, daß sich der Prüfer einen möglichst umfassenden Überblick über das zu prüfende Unternehmen und die prüfungsrelevanten Bereiche verschafft. Die im Rahmen dieses Informationsbeschaffungsprozesses heranzuziehenden Informationen umfassen allgemeine Informationen über die Geschäftstätigkeit und das wirtschaftliche Umfeld des Unternehmens. Daneben benötigt der Prüfer für die einzelnen Prüfungsbereiche spezifische Informationen über das jeweilige Kontrollumfeld, das Rechnungswesen und das interne Kontrollsystem. Unter Kontrollumfeld werden dabei Einflußfaktoren verstanden, von denen Stellung und Wirksamkeit des Buchführungs- und Kontrollsystems abhängen, wie z.B. die Organisation oder Personalpolitik. Die Information über das Buchführungs- und Kontrollsystem bieten dem Prüfer ein Verständnis für die dort angewandten Regeln und Dokumente, die Verzahnung zwischen Haupt- und Nebenbuchführungen, die angewandten Buchführungsverfahren sowie das Vorhandensein angemessener Kontroll- und Überwachungsmechanismen.
Soweit dem Prüfer nicht bereits aus vorangegangenen Prüfungen weitergehende Informationen über das Buchführungs- und Kontrollsystem vorliegen, wird er sich in der Planungsphase in der Regel darauf beschränken, die vorhandenen Verfahren aufzunehmen und eine vorläufige Einschätzung vorzunehmen, ob und inwieweit diese geeignet erscheinen, bei der Prüfung des jeweiligen Bereichs auf dem vorhandenen System aufbauen zu können. Die Prüfung der Zuverlässigkeit und Funktionsfähigkeit des Systems erfolgt dagegen erst im Rahmen der Prüfungsdurchführung. Werden dabei Schwachstellen erkannt, die zu einer anderen Einschätzung des internen Kontrollsystems führen, so ist der Prüfungsplan entsprechend zu ändern.
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